Business case: la guida alla stesura di un business case

Il business case è uno strumento di aiuto per prendere decisioni ed è indispensabile nel corso della gestione dei progetti. Come preparare, redigere e presentare questo documento di analisi?

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Comprendere cos’è il business case nel management

Definizione

Comprendere cos'è il business case nel management.

Comprensione

Redigere il business case: per fare cosa?

Redazione

Come scrivere un business case efficace.

Cos’è il business case?

All’inizio di qualsiasi progetto è necessario porsi una domanda essenziale: perché l’azienda dovrebbe investire in un nuovo progetto? In altre parole: cosa ci guadagna l’azienda nello sviluppo di un nuovo progetto? Il gioco vale la candela? Per prendere la decisione giusta, è necessario svolgere un’analisi dettagliata: è in quest’ottica che occorre redigere un business case, che può essere tradotto anche come “studio di fattibilità” o “analisi finanziaria”.

Comprendere: una proposta strutturata che mira a giustificare il lancio di un grande progetto tenendo conto di tutti i suoi molteplici aspetti (contesto, pertinenza, costi, guadagni, rischi, ecc.). A seconda delle dimensioni del progetto, il business case può occupare una singola pagina oppure essere costituito da un dossier articolato, essere presentato in PDF o assumere la forma di varie slide, ecc.

Confronto: Business case VS Business plan

Business case

Documento tattico dedicato a un progetto specifico a breve o medio termine
Valuta la fattibilità di un progetto per l'azienda nel suo complesso o per un particolare reparto
Costruito su elementi concreti: le risorse (finanziarie, umane e materiali) a disposizione dell'azienda in un dato momento T
Presenta le ragioni che giustificano l'avvio o la continuazione di un progetto
Dimostra il potenziale di redditività di un'idea o di un'opportunità per la presentazione ai decisori

Business plan

Documento strategico che riflette un approccio globale e a lungo termine
Propone un piano di crescita di lunga durata per l'azienda nel suo complesso e per gli anni successivi
Costruito su ipotesi di sviluppo e su un programma a lungo termine soggetto alle incertezze del mercato
Definisce la strategia commerciale dell'azienda, la sua visione a lungo termine, i mezzi da mettere in atto per attuarla e i risultati attesi
Aiuta a mobilitare gli investitori e a convincerli a partecipare al finanziamento di un progetto imprenditoriale

Quando si rende necessaria la stesura del business case?

Preparare e presentare il business case ha senso quando un project manager intende valutare la fattibilità di un’idea o di un’opportunità imprenditoriale . Ciò riguarda diverse iniziative: il lancio di un nuovo prodotto o servizio, l’ideazione di una nuova campagna di comunicazione, l’aggiunta di una funzione in uno strumento esistente, l’apertura di un punto vendita o di una filiale, l’investimento in un nuovo subappaltatore e così via.

Il business case non si usa esclusivamente per progetti innovativi: si può trattare di valutare l’interesse di rinnovare o aumentare l’investimento in un progetto in corso di realizzazione, di rafforzare la collaborazione con un partner delegandogli più compiti, di migliorare il funzionamento di un reparto aziendale, ecc. In tutti i casi, questa analisi deve mostrare i benefici attesi , ma anche evidenziare i potenziali rischi che corre l’azienda.

A cosa serve il business case?

Il business case è uno strumento di supporto alle decisioni : una volta completato, viene presentato al management che, sulla base dei dati raccolti e sintetizzati, è in grado di decidere dopo aver preso visione dei materiali e dare (o meno) il via libera al progetto.

Se il richiedente ha ben chiara in mente la ragion d’essere della sua idea e le sue implicazioni, deve mettere le sue argomentazioni su carta e condividere le sue informazioni con le parti interessate , in modo che tutti conoscano i dati a disposizione. Si tratta quindi, soprattutto, di uno strumento destinato a convincere : un documento che mostra la pertinenza di un’idea, la redditività della sua realizzazione e il valore aggiunto del progetto. L’obiettivo è ottenere un “go” o un “no-go” dalla direzione.

A quali domande risponde un business case?

Per presentare l’interesse di un progetto con il massimo rigore, è necessario che il business case risponda a cinque domande principali .

  • Che cosa?

    PASSAGGIO 1

    Il business case spiega, in dettaglio, la natura del progetto da realizzare e le varie componenti dell'azienda che sono (o saranno) interessate: i processi aziendali, le attività, i mercati, i prodotti o servizi, i settori interessati in primo luogo, ecc. Insomma, si tratta di contestualizzare il progetto.

  • Perché?

    PASSAGGIO 2

    Quale interesse ha l'azienda nel lanciare questo nuovo progetto (o continuare il progetto in corso)? A questa domanda il business case risponde fornendo elementi concreti in termini di benefici e/o profitti per l'azienda. L'obiettivo è dimostrare che questo particolare progetto è in linea con gli obiettivi strategici di quest'ultima.

  • Chi?

    PASSAGGIO 3

    Qualsiasi progetto comporta l'impegno di risorse umane, indispensabili per realizzarlo e raggiungere gli obiettivi prefissati. Il business case deve, quindi, specificare questi mezzi designando le parti interessate: team responsabile del progetto, esperti e consulenti interni, partner dei vari settori, fornitori di servizi esterni, ecc.

  • Quanto?

    PASSAGGIO 4

    La questione del budget è cruciale nel processo decisionale relativo a un grande progetto. Il business case deve quantificare accuratamente i costi da sostenere ed elencare in dettaglio i benefici attesi per l'azienda con l'obiettivo di calcolare la redditività del progetto nella sua interezza.

  • Quando?

    PASSAGGIO 5

    Un business case è utile per la presentazione di un progetto da realizzare a breve o medio termine (a differenza di un business plan che è caratterizzato da un approccio a lungo termine). È, quindi, indispensabile stimare il tempo necessario per il suo completamento. Ciò consente anche di valutare meglio il costo e le risorse umane da dedicarvi.

Scrivere il business case: i vantaggi

Contribuire alle decisioni

Il business case è soprattutto uno strumento di aiuto alle decisioni per il management: serve per esplicitare le condizioni di attuazione e i benefici per l'azienda.

Dare una visione d'insieme

Il business case fornisce ai decisori la panoramica del progetto. Questa visione elenca minuziosamente gli aspetti finanziari, umani, pratici e strategici.

Presentare alternative pertinenti

Il business case presenta diverse alternative al progetto. Mette sul tavolo tutte le opzioni e ogni volta ne dettaglia gli effetti sull'azienda.

Identificare i potenziali rischi

Il business case evidenzia i potenziali rischi insiti nel progetto. Ciò consente di prevenirli e predisporre contromisure efficaci con sufficiente anticipo.

Convincere con argomenti

Il business case dimostra il valore del progetto facendo leva su argomentazioni strutturate, efficaci e supportate da numeri. È un potente strumento di persuasione.

Ottimizzare l'intero progetto

Il business case fornisce un'analisi dettagliata di un determinato progetto. Ciò consente di identificare in anticipo eventuali difetti e di apportare correzioni ai fini dell'ottimizzazione.

Da sapere

Oltre al business case, di solito si prepara uno studio comparativo che presenta l’opzione dello statu quo. Si tratta di discutere cosa potrebbe accadere all’azienda se non agisse in conformità con il progetto presentato: costi, rischi e perdita di profitto.

Redigere il business case: un processo da curare attentamente

La redazione del business case non va presa alla leggera. Se è vero che la sua preparazione e presentazione sono estremamente importanti (questo sarà il tema della nostra quarta parte), è altrettanto cruciale saper scrivere correttamente il business case seguendo un piano ben strutturato e non dimenticando nessuno degli aspetti essenziali. Per quanto riguarda il responsabile della redazione del testo, generalmente è il capo progetto o il responsabile del team che lo ha proposto. Tuttavia, è possibile – e anche consigliabile – farsi supportare da esperti esterni, che hanno le competenze per produrre questo tipo di contenuti e per farne un vero e proprio mezzo di persuasione.

Le nove parti principali che compongono il business case

  • La presentazione dell'opportunità

    PASSAGGIO 1

    Qualunque analisi mira a rispondere a un problema oppure a presentare un'opportunità. Il business case dovrebbe, quindi, partire da questo punto cruciale: la presentazione del progetto e del suo contesto. Questa parte consente ai lettori di comprendere la ragion d'essere del progetto e di cogliere la portata delle azioni proposte in seguito.

  • L'analisi della situazione

    PASSAGGIO 2

    Questa fase della redazione del business case consiste nel definire i limiti del progetto e inserirlo nel suo contesto. Ciò comporta la definizione degli obiettivi da raggiungere e il loro collegamento alla strategia complessiva dell'azienda, ma anche la precisazione di elementi aggiuntivi (finanziari, ambientali, competitivi, interni o esterni, ecc.), che consentono ai lettori di comprendere le problematiche a colpo d'occhio.

  • Il confronto delle opzioni

    PASSAGGIO 3

    In questa fase è importante presentare le possibili alternative al progetto. Quali erano le altre opzioni? Perché è stata selezionata questa e non un'altra? L'obiettivo è mostrare che questo progetto nasce da una scelta consapevole, frutto di un'approfondita analisi del mercato e dettagliare i fattori (strategici, economici, commerciali, ecc.) che hanno portato a questa scelta.

  • I mezzi da utilizzare

    PASSAGGIO 4

    In questa parte si forniscono indicazioni generali sulle risorse da mobilitare per portare a termine il progetto, siano esse materiali, umane o finanziarie. Quale sarà il costo stimato del progetto? Quale impatto ci si può aspettare sul flusso di cassa? Quali variabili considerare? Non c'è bisogno di entrare nel dettaglio: si tratta di fornire ordini di grandezza.

  • I principali rischi individuati

    PASSAGGIO 5

    Poiché ogni nuovo progetto comporta dei rischi, è importante che questi siano identificati e segnalati nel business case: principali rischi esistenti, probabilità che si verifichino e potenziale impatto sull'attività. Occorre, inoltre, integrare i vincoli che gravano sull'avanzamento del progetto: assunzioni necessarie, bisogno di cercare competenze esterne, strumenti mancanti, ecc. Questa presentazione consente di implementare un piano che affronti tali problematiche.

  • I principali benefici attesi

    PASSAGGIO 6

    Questa sezione del business case è dedicata ai benefici attesi una volta completato il progetto. La loro esistenza ne giustifica l'attuazione. I benefici sono quantitativi (aumento del margine o del fatturato, riduzione dei costi, ecc.) o qualitativi (migliore soddisfazione del cliente, miglioramento della qualità del prodotto o del servizio, ottimizzazione di un processo aziendale, ecc.).

  • Il piano d'azione previsto

    PASSAGGIO 7

    Come sarà realizzato il progetto? Questa è la domanda a cui risponde questa parte del business case. In questa sezione sono elencate tutte le componenti dell'attuazione del progetto: nome del responsabile/dei responsabili, stakeholder, passaggi necessari, piano d'azione dettagliato, monitoraggio dell'avanzamento, piano di comunicazione, ecc.

  • La pianificazione del progetto

    PASSAGGIO 8

    La pianificazione è la materializzazione del piano d'azione: descrive in dettaglio la sequenza delle fasi nella realizzazione del progetto, ma anche le persone coinvolte per ogni traguardo stabilito. È una sorta di tabella di marcia generale che assume la forma di un diagramma di Gantt (uno strumento popolare nella gestione dei progetti).

  • La sintesi dell'analisi

    PASSAGGIO 9

    La sintesi (detta anche u0022executive summaryu0022) va posta all'inizio del business case, ma è fondamentale scriverla alla fine. Si tratta di riassumere, in un linguaggio chiaro e accessibile, le linee principali del documento: problema oppure opportunità iniziale, risorse da impegnare, benefici e rischi, scadenze, ecc. Questa sintesi consente di comprendere la natura del progetto e di valutarne i vari parametri.

Preparazione e presentazione del business case: due passaggi cruciali

Se redigere il business case è un’operazione complessa e delicata, è altrettanto importante pensare a ciò che comporta questo lavoro: in particolare, la preparazione del documento e poi, una volta scritto, la sua presentazione agli interessati. Il business case, infatti, non è costituito da un semplice elenco (di obiettivi, mezzi, risorse, ecc.) e da tabelle con cifre. Il progetto si inserisce nel contesto strategico dell’azienda, spiega le ragioni che lo rendono imprescindibile e, per questo, garantisce che le raccomandazioni ivi contenute siano realizzabili. Per questa ragione, nella parte conclusiva di questa guida, abbiamo scelto di fornire alcuni preziosi consigli per la preparazione e la presentazione del documento.

I nostri consigli per preparare e presentare il business case

Lavorare con persone competenti

Per scrivere un business case valido, si consiglia di lavorare con più persone e di coinvolgere persone competenti. In sostanza, tutti coloro che sono direttamente o indirettamente interessati all'opportunità presentata nel documento, o che sono chiamati a partecipare alla sua elaborazione: questo è il modo migliore per far sì che esso sia completo, pertinente e quanto più accurato possibile nelle sue ipotesi.

Verificare la fattibilità delle proposte

In considerazione dei rischi che graveranno sull'azienda qualora decidesse di avviare il progetto, è necessario garantire la fattibilità delle proposte contenute nel business case. Prima di iniziare, consultati con le parti interessate per chiedere loro la fattibilità delle tue idee, così come verranno proposte nel documento. Quindi, raccogli la loro opinione durante lo sviluppo del business case in modo che qualsiasi errore venga immediatamente identificato e corretto.

Scegliere liberamente l'ordine della redazione

Se si concorda che la sintesi debba essere scritta alla fine (come un'introduzione a un articolo), le restanti parti del business case possono essere scritte nell'ordine che preferisci. Questo dipende dallo stato delle tue conoscenze, dalle scelte dei redattori o, semplicemente, dagli impegni di ognuno. Tutto quello che bisogna fare, alla fine, è rimettere in ordine logico le diverse sezioni e il gioco è fatto!

Rivedere il tutto per perfezionarlo

Quando si scrive il business case, nessuna parte può essere considerata conclusa, fino a quando il tutto non è stato completato. Sentiti libero di tornare indietro per perfezionare il lavoro. Ricordati di far correggere le diverse sezioni da esperti interni, ad esempio la parte finanziaria dal DAF (Direttore amministrativo e finanziario). Una volta completato il contenuto, organizza la revisione finale con tutte le parti interessate, per correggere ciò che deve essere corretto ed assicurarti che tutte le informazioni siano corrette.

Prestare attenzione alla presentazione del documento

Il business case viene condiviso internamente e presentato ai decisori. Una buona presentazione consiste nello spiegare brevemente i dettagli del progetto (rispondendo alle domande indicate nella 2 a parte di questa guida: cosa, perché, chi, quanto e quando), per poi affrontare il tema dei rischi legati al progetto e fugare ogni dubbio. Al fine di rendere la presentazione dinamica, utilizza delle slide o un video, ad esempio.

Da sapere

L’uso di uno strumento di gestione del progetto (Trello, Buddy, Teamwork, ecc.) è altamente raccomandato per monitorare l’implementazione dell’iniziativa. Tuttavia, verifica, al contempo, che rispetti i diversi traguardi stabiliti nel business case. Tale strumento informa in tempo reale le parti interessate sullo stato di avanzamento del progetto e assegna con precisione quale ruolo devono svolgere e quando.

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Dal 2010, abbiamo lavorato con più di duemila clienti in novanta paesi. Questa esperienza internazionale ci permette di sviluppare soluzioni precise e personalizzate per ogni esigenza specifica.

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Domande Frequenti

Cos’è il business case nel management?

Il business case è un documento di pianificazione del progetto: è la proposta strutturata il cui scopo è giustificare l’avvio (o la continuazione) di un grande progetto all’interno dell’azienda. Il business case mostra gli obiettivi da raggiungere, i mezzi da implementare e le risorse da impegnare nel progetto, nonché i benefici che l’organizzazione può trarne e i rischi che si assume.

Perché il business case rientra nella gestione del progetto?

Il business case è, soprattutto, uno strumento decisionale che viene dato ai decisori affinché approvino (o meno) il progetto in questione. Tale strumento ha lo scopo di convincere: per questo si concentra sul mostrare la pertinenza e il valore aggiunto di un’idea, nonché i benefici che l’azienda potrebbe trarne. Per il project leader è un modo per condividere la propria visione delle cose, basata su elementi concreti.

Come redigere il business case?

Il business case è articolato in una serie di sezioni. Il documento contiene, idealmente, la presentazione, l’analisi della situazione, il confronto tra le opzioni, i mezzi da utilizzare, i rischi e i benefici individuati, il piano d’azione, il programma di attuazione e, infine, la sintesi (da porre all’inizio). È preferibile, per scrivere il business case, circondarsi di persone competenti nel settore in questione o coinvolgere un fornitore di servizi esterno.